Quatre habitudes de séance pour un meilleur procès-verbal.
Ce que le secrétariat de séance peut faire avant, pendant et après le conseil pour un procès-verbal plus juste, avec ou sans CR2CM.
CR2CM rédige à partir de ce qui est dit. Plus la séance est annoncée clairement, plus le procès-verbal est juste du premier coup, et plus la relecture est courte. Ces règles valent d'ailleurs pour tout secrétariat de séance, avec ou sans outil.
Avant la séance
Déposez l'ordre du jour et la convocation
Avec ces documents, le procès-verbal suit exactement vos points et vos intitulés, dans votre ordre. Sans eux, CR2CM reconstitue l'ordre du jour à partir des annonces faites en séance, avec plus de risques d'écart.
Vérifiez l'enregistrement
Un micro par intervenant ou une captation de salle correcte fait toute la différence. Les prises de parole hors micro sont transcrites quand elles sont audibles, et signalées comme inaudibles sinon.
Pendant la séance
Un appel rigoureux
Annoncez clairement les présents, les absents, les procurations et le secrétaire de séance dès l'ouverture. C'est la première rubrique du procès-verbal et la plus difficile à reconstituer après coup.
Donner la parole en nommant
« Madame X, vous avez la parole. » Une prise de parole annoncée est une prise de parole attribuée. Sans annonce, CR2CM ne devine pas : l'intervention est rapportée sans nom, ou attribuée seulement quand la personne est identifiable.
Annoncer chaque point
Numéro et intitulé du point, puis le rapporteur. Annoncez aussi les transitions (« nous passons au point 5 ») et les conclusions : cela lève les ambiguïtés de séquencement quand un débat déborde sur le point suivant.
Énoncer le vote
« Qui est contre ? Qui s'abstient ? Adopté à l'unanimité. » Le résultat dit en séance est celui qui figure au procès-verbal : pour, contre, abstentions, et la décision adoptée ou rejetée. Un vote non énoncé est signalé comme tel, jamais déduit.
Après la séance
Relisez avec la vidéo à côté
Le procès-verbal livré par CR2CM signale ce qui n'était pas clair en séance. Ce sont les seuls passages qui demandent une écoute. Le reste se relit comme un texte.
Arrêtez la forme officielle
Le procès-verbal est approuvé à la séance suivante, puis publié sous forme électronique dans la semaine. Votre trame, vos mentions obligatoires, vos signatures : c'est votre document, CR2CM en a rédigé le premier jet.
À retenir. Ordre du jour déposé, appel annoncé, parole donnée en nommant, votes énoncés. Quatre habitudes qui rendent le procès-verbal plus juste, pour vous comme pour vos administrés.
Essayez sur votre prochaine séance.
Premier procès-verbal offert, sans engagement.